Mayetic y el trabajo colaborativo
Mayetic pone libremente a disposición de cada uno su solución de trabajo colaborativo mayetic e inaugura una nueva manera de abordar el trabajo colaborativo.
Hasta el final de los años 90, el trabajo colaborativo era representado esencialmente por las herramientas tradicionales de programa de grupo (el groupware), como Lotus Notes, Microsoft Exchange, Novell Groupwise, etc. Estas herramientas, presentes en numerosas empresas, funcionan según los métodos clásicos de los sistemas de información actuales, como plataformas de desarrollo sobre las cuales se construyen algunas aplicaciones específicas de trabajo colaborativo.
Realizar tales aplicaciones se revela ser, al igual que cualquier aplicación informática, una tarea difícil, que tiene que conducirse con mucho rigor, después de especificaciones funcionales y realización por equipos informáticos, internos o externos.
Ahora bien, el trabajo colaborativo es un proceso que implica usuarios que trabajan juntos, que integra las acciones corrientes de estos usuarios, a fin de ayudarles a colaborar mejor juntos.
¿Si las herramientas que necesitan estos usuarios requieren un proceso de aplicación compleja, cómo tomar entonces en cuenta las necesidades de reactividad y de adaptación cada día más importantes que impone el mercado económico actual?
¿Cómo hacer para que los usuarios adopten en masa estas herramientas con el fin de trabajar mejor juntos?
Los fundadores de Mayetic, trabajando en estos ámbitos desde más de una década, constataron los siguientes elementos:
- un 80% de las necesidades expresadas en las empresas en término de trabajo colaborativo son básicamente los mismos.
- los usuarios necesitan una reactividad inmediata ante la utilización de herramientas colaborativas para acompañarlos en sus nuevos proyectos.
- sólo las grandes cuentas habitualmente se equipan de sistemas de programa de grupo, las soluciones siendo costosas y complicadas a desplegar. Sin embargo, las necesidades en término de trabajo colaborativo afectan todas las poblaciones profesionales.
- el servicio de mensajería electrónico se ha desplegado estos últimos años en todos los sectores, y se ha convertido en la herramienta de comunicación privilegiada entre profesionales. A tal punto que la saturación de las mensajerias se ha convertido en un verdadero problema para la mayoría de los ejecutivos.
- al final de los años 90, una nueva generación de herramientas cooperativas apareció: los programas informáticos de gestión de espacios de trabajo colaborativo accesibles en modo Red (digital workspace, espacios de trabajo colaborativo).
Estos 5 puntos fundamentales ponen de manifiesto que una revolución fundamental en las costumbres del trabajo colaborativo están en curso. Esta evolución está representada por un nuevo concepto que revoluciona el enfoque colaborativo, volviéndolo genérico, como se puede demostrar en los apartados que siguen, en torno a tres ejes de debate principales :
 Del programa de grupo a los espacios de trabajo colaborativo
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Históricamente, el concepto de “programa de grupo” está vinculado a las herramientas fundadores de este ámbito. Estas herramientas corresponden, a parte algunas aplicaciones de base como el servicio de mensajería o el foro, a plataformas de desarrollo complejas.
Los "espacios de trabajo colaborativos" van a distinguirse herramientas de programa de grupo por los siguientes puntos: - el autoservicio : crear un espacio de trabajo colaborativo debe estar al alcance de toda persona autorizada, sin ningún conocimiento informático, y realizada en algunos minutos. ¡Nada que este concepto es en sí revolucionario! no hay necesidad del equipo informático el día en que un nuevo proyecto empieza y que se desea equiparlo de manera cooperativa. El jefe de proyecto dirige el espacio, y puede inmediatamente comenzar a trabajar con sus colegas, sin ningún otro intermediario. Los equipos informáticos no desaparecen, pero tienen por tarea de garantizar la calidad de servicio, la cobertura funcional, la disponibilidad 24h/24 7j/7 de la herramienta, etc. pero se liberan del proceso de creación del espacio de trabajo, su organización, su gestión de los miembros, etc.
- la facilidad de utilización : una vez creado, el espacio de trabajo, el conjunto de las herramientas necesarias en el trabajo colaborativo deben estar disponibles para el administrador y los usuarios, sin necesitar ningún conocimiento informático especial. Entonces, estos espacios de trabajo colaborativo deben ser listos al empleo, como un programa informático de tratamiento de texto o un programa informático de servicio de mensajería : directamente utilizable por todo usuario.
- el acceso 100% red : el espacio de trabajo colaborativo tiene que permitir a todas las personas que trabajan juntas sobre un proyecto de colaborar sin ninguna dificultad de herramienta. Es obligatorio dar un acceso universal a los espacios de trabajo. El único medio es el acceso 100% red, es decir con un simple navegador Internet: no más problemas de compatibilidad entre programas proprietarios como en las herramientas clásicas de programa de grupo.
- el acceso offline : a partir del momento en que el único cliente es el "cliente ligero", requiriendo por definición una conexión a Internet o a la red interna, la posibilidad de trabajar en modo desconectado es necesario. Un espacio de trabajo colaborativo se ha convertido en el receptáculo de toda la información vinculada a un proyecto, es indispensable que los protagonistas del proyecto puedan acceder a su información, incluso si no se conectan a la red.
Cuando se observa el conjunto de las empresas ya equipadas de herramientas de programa de grupo clásicas, se da cuenta de que un 80% de las aplicaciones utilizadas al diario son aplicaciones cubiertas por los espacios de trabajo colaborativo.
Si al lugar de utilizar sus herramientas de programa de grupo actual, las empresas utilizaban un sistema de espacio de trabajo colabortivo, no sólo cubrirían a bien menor coste, las mismas necesidades, sino que podrían además hacer aprovechar a sus usuarios de todas las ventajas anteriormente mencionadas, y en consecuencia proporcionar una verdadera herramienta de productividad colaborativa directamente puesta a su disposición.
¡Una verdadera revolución en las empresas!
 Del servicio de mensajería a los espacios de trabajo colaborativo
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¡El servicio de mensajería electrónica pasó a ser en la gran mayoría de las empresas la única herramienta de colaboración utilizada por los empleados!
Pero el servicio de mensajería no es una herramienta de colaboración, es una herramienta de comunicación. Y cada uno tiene la costumbre enviar los ficheros Word o Excel que se quieren compartir por correo electrónico, de clasificar toda la información relativa a un proyecto en expedientes personales de su cliente de servicio de mensajería, etc...
¿Pero qué pasa el día en que un nuevo miembro del proyecto llega y lo que es necesario comunicarle el conjunto de la información sobre el proyecto? ¿Qué pasa cuando se busca la última versión de un documento, y que se tienen varias versiones en su servicio de mensajería, sin saber quien esta en posesión de la última versión? ¿Lo que es del espacio de almacenamiento realmente utilizado por todas estas duplicaciones del conjunto de información y de documentos?
Pasa simplemente que el servicio de mensajería ya no se adapta al uso implícito que hacen las empresas, lo que explica el grado de saturación extrema al cual llegaron la mayoría de las mensajerías. A falta de una verdadera herramienta de colaboración complementaria al servicio de mensajería que existe en el sistema de información, el conjunto de las empresas y usuarios, se bajan naturalmente sobre el servicio de mensajería para eso.
Si los programas informáticos clásicos de programa de grupo tuvieron dificultades a venir a solucionar estos problemas, aunque fueron diseñados por eso, las nuevas herramientas de gestión de espacios de trabajo colaborativo se adaptan perfectamente, tanto que se convierten en la tercera capa genérica del sistema de información, que va a permitir colaborar realmente y desatascar el servicio de mensajería.
Es allí donde se da cuenta de que esta tercera capa de colaboración es de misma naturaleza que las dos capas anteriores: genérica. ¿En efecto, es lo que distingue un programa informático de tratamiento de texto de otro? ¿Una hoja de balance de otro? ¿Un cliente de servicio de mensajería de otro? ¡No mucho! un 95% de las funcionalidades ofrecidas son los mismas, las diferencias siendo más bien en la interfaz, el precio o el interconexion con otros sistemas.
Lo mismo ocurre con las funcionalidades ofrecidas por la nueva generación de herramientas de espacio de trabajo colaborativo. Las funcionalidades ofrecidas son genéricas, independientes de las propias herramientas. Una persona que aprendió a utilizar una de estas herramientas, podrá sin problema utilizar otra, ya que los conceptos fundamentales de la colaboración se habrán adquirido y serán directamente reproductibles con la nueva herramienta.
Este concepto es realmente fundamental, ya que va a permitir capitalizar sobre la utilización de herramientas de colaboración, y permite también prever una extensión en las empresas tan rápido como la que se puede tener con un tratamiento de texto o un cliente de servicio de mensajería. Los conceptos que son genéricos, la apropiación haciéndose directamente por los usuarios, la saturación de las mensajerías sensibilizando a estos mismos usuarios, ninguna barrera no viene más a impedir la adhesión de las herramientas genéricas de trabajo colaborativo.
El servicio de mensajería reanuda entonces su papel de comunicación, es decir se utiliza por supuesto siempre, pero solamente para notificar acontecimientos ocurridos en la capa colaborativa. Una persona pone tal documento al día X, este último podrá entonces notificar el conjunto de estos colaboradores de la disponibilidad de esta puesta a día. Esta notificación se hace por servicio de mensajería, el mensaje sólo conteniendo un vínculo hacia el propio documento (almacenado en el espacio de trabajo colaborativo) y un posible breve comentario.
Las ventajas son múltiples. Un único ejemplo basta para ilustrarlo perfectamente: si la persona notificada está de vacaciones, y que antes de su vuelta el documento se modifica, la persona tendrá directamente acceso a la nueva versión, sin ninguna posibilidad de error.
 De la colaboración a la publicación dinámica
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Como lo muestra el esquema anterior, la herramienta de colaboración está en interacción con el servicio de mensajería como la ofimática. La capa de automatización sirve para producir la información, sobre la cual va a ser necesario colaborar para ponerla en forma o validarla, y que va a continuación a notificarse mediante el servicio de mensajería.
Una persona que colabora de esta manera va a encontrarse muy rápidamente frente a una necesidad evidente: publicar su información con destino a quien tiene necesidad de consultarlo. Y como no es posible de imponer a todas las personas con quienes se trabaja de poseer las mismas herramientas de automatización o los propios aplicativos de empresa, es necesario poder publicar la información en formatos normales, independientes de los formatos de origen.
De manera completamente complementaria a las funcionalidades colaborativas, aparecen necesidades de publicación de documentos dentro de los espacios de trabajo colaborativo.
Estas funciones de publicaciones son de dos tipos: - publicación dinámica de información: la información que un autor quiere publicar ante "sus lectores" debe poder publicarse de manera dinámica en el mismo medio ambiente de trabajo que lo en lo cual produjo la información, de manera cooperativa o no. Es el resultado natural de la cadena de tratamiento. Obligarlo a utilizar otras herramientas sería absurdo y rompería la productividad inducida por las herramientas cooperativas. Todo espacio de trabajo colaborativo se siente en el deber de dotarse con un medio ambiente de publicación de información, permitiendo como en todo sitio web, a cualquier autor de publicar eficazmente la información que produjo, cualquiera que sea el programa informático que utiliza para eso.
- consulta genérica de información: así como el autor debe estar en condiciones de publicar su información de manera completamente dinámica, los lectores destinatarios de esta información deben poder consultar esta información de manera genérica, sin tener que poseer el programa informático que sirve para crear la información. Este concepto fundamental es lo único que permite la universalidad de gestión de espacios de trabajo colaborativo, cuyo primero objetivo consiste en permitir a toda persona que participa en una actividad común a un grupo, de acceder a toda la información consolidada, y eso cualquiera que sea su medio ambiente de trabajo, su contexto, su pertenencia a una organización, etc...
Por eso mayetic integra en sus espacios de trabajo colaborativo tres tecnologías de publicación/consultación genéricas: la conversión HTML automática de los documentos Office, la utilización integrada del plug-in Acrobat en las páginas Acrobat, y la posibilidad de crear páginas Vikao, que permite la creación y la publicación de documentos de todo origen dentro del contenedor Vikao, el usuario sólo necesita el plug-in gratuito de Vikao para acceder al conjunto de la información publicada.
 Conclusión
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El conjunto de los conceptos descritos anteriormente son conceptos actuales inovadores y revolucionarios del trabajo colaborativo. Las herramientas subyacentes, de la cuales mayetic es la mejor ilustración, permiten integrar en todo sistema de información la dimensión colaborativa, con el fín de faciltar a los usuarios la utilización de estos sistemas.
Por otra parte el concepto de difusión gratuita de mayetic permite a cada uno, independientemente de su presupuesto y su lugar de trabajo, de tener acceso al entorno colaborativo más potente del mercado a la hora actual, y de ponerlo a la disposición de las comunidades profesionales que lo deseen. |